MailStore Server
Rechtssichere E-Mail-Archivierung
MailStore Server ist die führende E-Mail-Archivierungslösung für mittelständische und kleine Unternehmen. Die Kombination aus einer leistungsstarken und ausgezeichneten Technologie mit intuitiver Bedienung und niedrigen Kosten.
Die Anwendung kann unter jedem beliebigen Windows-Betriebssystem betrieben werden. Alle Archivierungs- und Verwaltungsfunktionen sind über einer einzigen Oberfläche zur erreichen. Die intuitive Bedienung erlaubt dir schnellen und flexiblen Zugriff auf die archivierten Nachrichten.
MailStore Serber ist eine durch Wirtschaftsprüfer zertifizierte Lösung, die eine revisionssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht – wie vom Gesetzgeber gefordert.
Warum E-Mails überhaupt archivieren?
Hast du dich schon öfter gefragt, warum du E-Mails überhaupt archivieren solltest? Dann erfahre mehr über E-Mail-Archivierung im Video mit Marie und Thomas!
Screenshots
Leistungsmerkmale
Zertifizierte Rechtssicherheit
Von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist MailStore Server auf Revisionssicherheit überprüft und als Software-Lösung zur Archivierung von E-Mails zertifiziert. MailStore erfüllt bei entsprechender Konfiguration die im deutschsprachigen Europa geltenden rechtlichen Vorgaben zur Archivierung von E-Mails.
Markterprobung
MailStore Server ist seit über 10 Jahren am Markt etabliert und weltweit bei über 50.000 Unternehmenskunden im Einsatz.
Unterstützte Systeme auf einen Blick
FAQ
Warum muss ich E-Mails archivieren?
E-Mails sind wichtige Geschäftsdokumente, die gespeichert und aufbewahrt werden müssen. In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Vorschriften, die die E-Mail-Archivierung regeln. Zum Beispiel müssen E-Mails, die steuerlich relevant sind, nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. E-Mails, die handelsrechtlich relevant sind, müssen nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt hier sechs Jahre. Die E-Mail-Archivierung dient nicht nur der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, sondern auch der Sicherung von wichtigen Informationen, der Verbesserung der internen Kommunikation und der Optimierung der Geschäftsprozesse.
Wie darf ich E-Mails archivieren?
Um Ihre E-Mails zu archivieren, müssen Sie zunächst feststellen, welche E-Mails gesetzlich aufbewahrt werden müssen. Dies sind in der Regel E-Mails, die steuerlich oder handelsrechtlich relevant sind. Sie können diese E-Mails entweder manuell oder automatisch mit Hilfe einer Software identifizieren und markieren. Dann müssen Sie die E-Mails in einem sicheren und unveränderbaren Format speichern, zum Beispiel als PDF-Datei. Sie können die E-Mails entweder auf einem lokalen Server oder in der Cloud archivieren. Wichtig ist, dass Sie die E-Mails jederzeit wiederfinden und zugänglich machen können. Die E-Mail-Archivierung hilft Ihnen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, Ihre Daten zu schützen und Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern.
Was ist bei einer Softwarelösung zu beachten?
- GoBD-Konformität: Die Software sollte in der Lage sein, die Anforderungen der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) zu erfüllen.
- DSGVO-Konformität: Da E-Mails oft personenbezogene Daten enthalten, sollte die Software auch die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen.
- Unveränderbarkeit: Die Software sollte sicherstellen, dass einmal archivierte E-Mails nicht mehr verändert werden können.
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Es sollte möglich sein, den Weg einer E-Mail von der Erstellung bis zur Archivierung nachzuvollziehen.