MailStore Server

Rechtssichere E-Mail-Archivierung

MailStore LogoMailStore Server ist die führende E-Mail-Archivierungslösung für mittelständische und kleine Unternehmen. Die Kombination aus einer leistungsstarken und ausgezeichneten Technologie mit intuitiver Bedienung und niedrigen Kosten.

Die Anwendung kann unter jedem beliebigen Windows-Betriebssystem betrieben werden. Alle Archivierungs- und Verwaltungsfunktionen sind über einer einzigen Oberfläche zur erreichen. Die intuitive Bedienung erlaubt dir schnellen und flexiblen Zugriff auf die archivierten Nachrichten.

MailStore Serber ist eine durch Wirtschaftsprüfer zertifizierte Lösung, die eine revisionssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht – wie vom Gesetzgeber gefordert.

Warum E-Mails überhaupt archivieren?

Hast du dich schon öfter gefragt, warum du E-Mails überhaupt archivieren solltest? Dann erfahre mehr über E-Mail-Archivierung im Video mit Marie und Thomas!

Leistungsmerkmale

  • Archivierung großer Datenmengen

    Du kannst beliebig viel Datenbanken im laufenden Betrieb anlegen. – So ist das komplette Archiv grenzenlos skalierbar. Somit können ältere Daten ohne Schwierigkeiten ausgelagert und zum Beispiel auf externe Platten oder alternative, kostengünstige Speichermedien gesichert werden. Damit trägt die Lösung deutlich zur spürbaren Verschlankung des E-Mail-Servers bei.

     

  • Sicherung aller E-Mail-Systeme

    MailStore Server ist mit allen gängigen E-Mail-Servern (z.B. MS Exchange, MDaemon, Kerio Connect) und E-Mail-Clients (z.B. Outlook oder Thunderbird) kompatibel. Bestehende Postfächer in Exchange kannst du ebenso über die Protokolle IMAP/POP3 archivieren wie Postfächer alternativer E-Mail-Server.

     

  • Produktivität und Effizienz

    Die nach oben offene Skalierbarkeit und das Wegfallen von Postfachbegrenzungen sparen Speicherlast sowie Verwaltungskosten und entlasten so IT-Verantwortliche im Unternehmen. Die Mitarbeiterproduktivität wird durch den schnellen und komfortablen Zugriff auf die archivierten E-Mails gesteigert. Durch eine vollständige und sichere Archivierung wird Datenverlusten vorgebeugt. –  So kann selbst bei einem Server-Ausfall auf das Archiv weiter zugegriffen werden.

  • Gesetzeskonform und manipulationssicher

    Vor dem Gesetz bist du verpflichtet, alle geschäftskritischen E-Mails bis zu zehn Jahre lang manipulationssicher und jederzeit auffindbar zu archivieren. MailStore Server bietet hier zertifizierte Rechtssicherheit für Unternehmen aller Größen.

     

  • Ideale KMU-Lösung

    MailStore Server ist speziell auf KMUs ausgelegt und lässt sich unkompliziert in kürzester Zeit installieren und einrichten. Bei großvolumigen Installationen, beispielsweise im Konzern-Umfeld, stehen dir ebenfalls verschiedene Lösungswege zur Verfügung. Alle erforderlichen Komponenten sind ab dem Setup integriert. Die intuitive Bedienung macht dabei aufwendige Schulungen obsolet, so dass die Produktivitätssteigerung im Unternehmen direkt nach der Installation spürbar ist.

     

Zertifizierte Rechtssicherheit

Von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist MailStore Server auf Revisionssicherheit überprüft und als Software-Lösung zur Archivierung von E-Mails zertifiziert. MailStore erfüllt bei entsprechender Konfiguration die im deutschsprachigen Europa geltenden rechtlichen Vorgaben zur Archivierung von E-Mails.

Markterprobung

MailStore Server ist seit über 10 Jahren am Markt etabliert und weltweit bei über 50.000 Unternehmenskunden im Einsatz.

Unterstützte Systeme auf einen Blick

  • Microsoft Exchange Server 2007, 2010, 2013 und 2016

  • Microsoft Office 365

  • G Suite

  • Alle IMAP- oder POP3-kompatiblen E-Mail-Server

  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect

  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

Angebotsanfrage

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FAQ

E-Mails sind wichtige Geschäftsdokumente, die gespeichert und aufbewahrt werden müssen. In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Vorschriften, die die E-Mail-Archivierung regeln. Zum Beispiel müssen E-Mails, die steuerlich relevant sind, nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. E-Mails, die handelsrechtlich relevant sind, müssen nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt hier sechs Jahre. Die E-Mail-Archivierung dient nicht nur der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, sondern auch der Sicherung von wichtigen Informationen, der Verbesserung der internen Kommunikation und der Optimierung der Geschäftsprozesse.

Um Ihre E-Mails zu archivieren, müssen Sie zunächst feststellen, welche E-Mails gesetzlich aufbewahrt werden müssen. Dies sind in der Regel E-Mails, die steuerlich oder handelsrechtlich relevant sind. Sie können diese E-Mails entweder manuell oder automatisch mit Hilfe einer Software identifizieren und markieren. Dann müssen Sie die E-Mails in einem sicheren und unveränderbaren Format speichern, zum Beispiel als PDF-Datei. Sie können die E-Mails entweder auf einem lokalen Server oder in der Cloud archivieren. Wichtig ist, dass Sie die E-Mails jederzeit wiederfinden und zugänglich machen können. Die E-Mail-Archivierung hilft Ihnen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, Ihre Daten zu schützen und Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern.

  1. GoBD-Konformität: Die Software sollte in der Lage sein, die Anforderungen der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) zu erfüllen.
  2. DSGVO-Konformität: Da E-Mails oft personenbezogene Daten enthalten, sollte die Software auch die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen.
  3. Unveränderbarkeit: Die Software sollte sicherstellen, dass einmal archivierte E-Mails nicht mehr verändert werden können.
  4. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Es sollte möglich sein, den Weg einer E-Mail von der Erstellung bis zur Archivierung nachzuvollziehen.